در بخش سفارش سنتی داروخانه ها چه مشکلاتی وجود دارد؟

عامل مثبت یا منفی انسانی (ویزیتور) :

روابط دوستانه با ویزیتورها میتونه منافعی برای داروخانه ها داشته باشه؛ وقتی موجودی شرکتها کم هست و اطلاع رسانی سریع ویزیتور میتونه اون موجودی کم رو به داروخانه هایی که در اولین ارتباطات سفارش میدن تخصیص بده.

خریدهای قبل از افزایش قیمت در برهه زمانی کوتاه به کمک راهنمایی ها میتونه یک مزیت بزرگ باشه

دریافت مرتب سهمیه ها و دریافت سهمیه در چند فاکتور هم از مزایای دیگه ارتباط دوستانه با ویزیتور هاست


معایب :

رند شدن به بالای تعداد درخواستی داروخانه. معمولش اینطور هست که ویزیتور ها بنا به عادت سعی میکنن تعداد سفارشات رو با رند کردن تعداد در باکس، تذکر دادن من باب کاهش زمینه در بازار و توقف عرضه یا احتمال افزایش قیمت و یا درخواست از داروخانه برای تحویل گرفتن کالایی که در لیست کسری های داروخانه نیست و در انبار شرکت به تعداد زیاد موجود است ترغیب می نمایند.

و بالعکس موارد بالا که مواردی مثل عدم تخصیص سهمیه متناسب و غیره است.


چند مزیت در سفارش اینترنتی وجود داره که در سیستم سنتی یا امکانش مقدور نیست یا مدریتش مستقیما بر عهده درخواست دهنده نیست مثل :

منع سفارش : 

برای خلوت شدن لیست اقلام انتخابی کاربر سفارش دهنده اقلامی که مایل به سفارش نیست یا جزو داروهای مصرفی وی نیست را بلاک میکند.

یادآموری سفارش : 

بسیار پیش می آید که بیش از یک نفر مسئول ارائه سفارشات داروخانه هستند و از یک کالا در یک بازه کوتاه (قبل از تحویل گرفتن سفارش) دو بار به دو شرکت مختلف سفارش داده میشود. نرم افزار میتواند هشداری مبنی بر اینکه از این کالا در چند روز گذشته سفارش داده شده است به کاربر ارائه دهد.


جستجوی کالاهای جدید : به داروخانه نسخه ای از یک قلم داروی نا آشنا آمده و کاربر با جستجو در سایت آن کالا را یافته و قیمت را به مشتری اعلام کرده و در صورت توافق ثبت سفارش کرده تا بیمار برای تهیه داروی خود با اطمینان چند روز بعد مراجعه نماید.


امکان ثبت سفارش در آینده : 

در بررس انبار متوجه می شوید که از یک دارو برای مدت دو ماه موجودی دارید و برای اینکه مطمئن شوید سفارش دادن دارو را در روزهای آینده فراموش نخواهید کرد. از همین الان اسم دارو و زمان ورود به لیست سفارش را در نرم افزار وارد میکنید. در موعد مقرر این اقلام در صورت تائید شما قابل سفارش خواهند بود و دغدغه ذهنی شما با اطمینان از یادآوری به موقع نرم افزار کاهش خواهد یافت.


امکان ثبت دوره ای داروها : 

برخی اقلام در داروخانه هستند که شما تمایلی به استوک کردن آنها ندارین یا بعلت مصرف محدود آنها و یا بعلت هزینه بالای استوک داروها و یا تاریخ نزدیک مصرف (نوتری درینک). بنابر این نیاز است که شما آن داروها را مرتبا هر چند روز یا ماه تجدید سفارش کنید. با استفاده از نرم افزار شما میتوانید تعیین کنید که این سفارش برای داروی مورد نظر هر چند روز تکرار شود و این روند برای چند دوره ادامه یابد. بدین صورت شما از یک روند نامنظم و غیر مطمئن سفارش به یک روند منظم و دوره ای سفارش با حداقل استوک دست خواهید یافت .

سفارش بر اساس تعداد مصرف میانگین ماهانه : خیلی از نرم افزارهای فروش داروخانه امکان ارائه گزارش از میزان مصرف دارو در بازه تعیین شده را دارند. بسیاری از داروها به طور مرتب و با تغییرات فصلی یا تغییر سلیقه تجویزگران یا بروز عارضه یا کمبود دارو مصرفشان دچار تغییر میشود. اطلاع از آخرین وضعیت فروش میتواند در هنگام سفارش دادن کمک نماید کاربر تعداد مناسبی از داروی مورد نظر را سفارش دهد. مثلا به اندازه مدت پرداخت چک یا زمانی که چک فاکتور پرداخت میشود حداقل 80 درصد از دارو مصرف شده باشد تا نقدینگی کافی برای پاس کردن چک موجود باشد (به فرض آزاد بودن فروش دارو وگرنه بحث بیمه ها که اله اعلم!)


اختصاصی کردن سفارش :

هر داروخانه ای بنا به دلایلی ممکن است ترجیح بدهد از بین چند شرکت توزیع کننده که داروی یکسانی را عرضه میکنند از یک شرکت خاص آن دارو را تهیه نماید. میتوان این سلیقه کاربران را نیز در نرم افزار در نظر داشت.


اطلاع از تغییرات قیمت :

بنا به ضرورتی که در ارائه یکسان قیمت در داروخانه ها و جلوگیری از سردرگمی بیماران در دریافت یک دارو با قیمتهای مختلف در داروخانه های مختلف وجود دارد. ارائه قیمتها مصوب به روز و تهیه فاکتور از آن اقلام میتواند گامی موثر در یکسان سازی قیمت های عرضه و جلوگیری از ایرادات سازمانهای تعزیرات و مربوط به آن گردد.


اطلاع از عرضه داروهای جدید:

داروهایی که از زمان عرضه شان در شرکتهای پخش کمتر از یک ماه گذشته باشند برای معرفی بهتر تفکیک شده و کاربر میتواند ضمن اطلاع از ورود اقلام جدید به لیست دارویی و قیمت و شرایط عرضه آنها اقدام به ثبت سفارش نماید. داروهایی که هنوز به سبد پخش شرکتها وارد نشده اند و عرضه در آینده خواهند داشت نیز بدین وسیله قابل مشاهده خواهند بود.


اطلاع از تاریخ انقضای دارو در هنگام سفارش :

برخی داروخانه ها برای استوک بالاتر نیاز هست دقیقا بدانند تاریخ انقضای هر کالایی که سفارش میدهند تا چه تاریخی است. مشاهده تاریخ های انقضای مختلف در شرکتهای پخش مختلف این امکان را به کاربر میدهد تا بر اساس نیاز خود مناسبترین گزینه را انتخاب نماید.


در پیش فاکتورها (فاکتورهایی که کاربر درخواست داده و هنوز شرکت پخش ضمانت ارائه آن را تقبل نکرده)

امکان مرور قیمت فاکتور و موعد سر رسید آن وجود دارد ؛ بدین وسیله کاربر میتواند با دقت و آرامش با حذف و اضافه کردن اقلام به تاریخ و قیمت فاکتور مورد نظر دست یابد. دو گزینه ای که برای مدیریت درست مبادلات مالی داروخانه از اهمیت بالایی برخوردار است و مانع تراکم چک ها و کاهش قدرت پرداخت نقدی داروخانه میشود.

بعد از قطعی شدن پیش فاکتور و ارائه فاکتور و اقلام دارویی به داروخانه. نوبت تطبیق می رسه. برخی از اقلام ممکنه مازاد بر سفارش فاکتور شده باشند. برخی اقلام تلفنی اضافه شده باشند. برخی اقلام که جزو سفارشات بودند تحویل نشده و یا از فاکتور کسر و نیاز به اصلاح فاکتور بوده یا طلب داروخانه میشود و ...


امکان پرداخت آنلاین در موعد مورد نظر هم قاعدتا فراهم است. مثلا داروخانه بجای اینکه چک تحویل شرکت دهد در روز مورد نظر مبلغ مورد نظر را به حساب شرکت بصورت آنلاین واریز کرده و عدم پرداخت به موقع چون تحت نظارت معاونت غذا و دارو است میتواند منجر به جریمه یا مسدود شدن امکان سفارش داروخانه شود.


اطلاع رسانی از طریق پیامک :

کاربران میتوانند درخواست کنند مواردی مثل تغییرات قیمت، ورود داروی کمیاب برای عرضه ، سهمیه بندی شدن دارو و ... از طریق پیامک برایشان ارسال شود تا از طریق اینترنت به سامانه متصل شده و مدیریت مناسبی بر اساس اطلاعات فوری که بدست آوردند انجام دهند.


امکان ریکال و عودت سریع و موثر داروها :

با ثبت شدن بچ نامبر در فاکتورهای شرکتهای پخش و داروخانه های تحویل گیرنده امکان اطلاع رسانی سریع به داروخانه هایی که از بچ های مورد نظر دارو تهیه کرده اند فراهم می شود و این بسیار موثر تر از نامه نگاریهای طولانی و بعضا بعد از اتمام موجودی در داروخانه هاست!


ارجاع بیماران در موارد کمبود دارویی :

این سامانه امکان ارائه موجودی واقعی داروخانه ها را ندارد. اما بر اساس تعداد داروی سفارشی احتمال اینکه داروخانه ای داروی کمیابی را داشته باشد بیشتر خواهد بود. با ایجاد امکان دسترسی همکاران در بخش تامین داروهای مورد نیاز بیماران به این داده ها. میتوانند با آن داروخانه ها تماس گرفته و بیماران را برای دریافت دارو به آن داروخانه ها هدایت کنند.


امکان تجدید فاکتور :

با مشاهده فاکتورهای قبلی سفارش داده شده میتوان اقلامی از فاکتور یا کل فاکتور را مجددا حهت سفارش فعال نمود.


مدیریت مالی مناسبتر :

در صورتی که تمام سفارشات داروخانه بر اساس همین سامانه و بصورت اینترنتی باشد. داروخانه قادر خواهد بود با گزارش گیری متوجه شود در روزهای و ماههای آینده چه تعداد فاکتور باز و چه مبلغ بابت داروهایی که سفارش داده و تحویل گرفته است بدهکار است.


داروهای نایاب یا راکد :

برخی داروها هستند که مورد نیاز داروخانه است اما در حال حاضر برای مدت چند ماه است که هیچ شرکتی آنرا توزیع نمیکند (مثل کپسولهای فروسانول). در این حالت این اقلام مورد درخواست در لیست درخواستهای داروخانه برای جلوگیری از شلوغی و مزاحمت بی جا در انتهای لیست قرار گرفته و یا تنها در صورتی فعال میشوند که موجودی شرکتهای پخش مثبت شود. در این صورت کاربر (پیامکی اطلاع رسانی دریافت میکند) پس از تائید درخواست آن کالا را سفارش خواهد داد.


جابجایی دارو :

در حال حاضر جابجایی دارو بین داروخانه ها از لحاظ قانونی حمایت نمیشود. اما از طریق این سامانه داروخانه ها میتوانند داروهای مازاد و یا تاریخ نزدیک خود را که احتمال عدم مصرفشان را میدهند در معرض معاوضه یا فروش به داروخانه های دیگر بگذارند. برخی شرکتهای پخش هم با اخد تعرفه های مشخص شده، مامور تحویل از مبدا به مقصد خواهند بود و معاونت غذا و دارو بر حسن انجام آن نظارت خواهد کرد.



مورد دوم :

خوشبختانه در حال حاضر در بیشتر داروخانه های کشور حداقل یک دستگاه کامیوتر که اتصال اینترنت هم داشته باشد موجود است. بسیار ایده آل خواهد بود که این نرم افزارها که بیشتر برای درج قیمت نسخ بیمه ای مورد استفاده قرار میگیرند برای چاپ دستورات مصرف اقلام دارو توسط بیمار هم بکار روند.

اما بعلت تنوع زیاد نرم افزارها و ساپورتهای بعضا ضعیف شرکتها خیلی از سازندگان نرم افزار روی این قسمت از نرم افزار که اطلاعات علمی در باره داروها برای بیمار و داروساز، دستور نویسی و غیره است صرف وقت نکرده و امکاناتی را قائل نشده اند.

اما در صورتی که الزامی از این بابت توسط معاونت ها ترجیحا صورت بگیرد درخواستهای داردنگان نرم افزار از ارائه کنندگان خدمات نرم افزاری منجر به به روز رسانی نرم افزارها و بهره مندی بیماران و داروسازان از امکانات عدیده ای که این آپدیت میتواند در اختیار قرار دهد گردد

برخی از این امکانات قابل عرضه :


چاپ اسامی داروها به همراه دستور مصرف و کاربردهای کلی دارو

مثلا بیمار بر روی برگه A4 اسم تجاری دارو به همراه اسم ژنریک و تعداد و دستور مصرف داروهای خود را دریافت میکند

در صورتی که جای دستور خالی باشد بیمار میتواند با راهنمایی پزشک برگه را تکمیل کند

بیمار به تدریج با اسامی تجاری و ژنریک بدین صورت آشنا میشود و نگرانی وی از بابت اشتباه شدن داروها بعلت بسته بندی کاهش می یابد

هر زمانی که بیمار برگه دستورات را فراموش کرد میداند که میتواند با مراجعه دوباره به داروخانه آنرا دوباره با پرداخت هزینه مربوطه تهیه نماید

برگه های مصرف داروهای قبلی بیمار که به صورت پرینت شده نزد وی است قابل ارائه به پزشک معالج بعنوان سابقه مصرف دارویی بیمار بوده و به جلوگیری از تجویزهای تکراری و بروز تداخلات در درمان کمک زیادی میکند


بر روی برگه های چاپ شده به همراه اسم دارو کد تجاری دارو هم درج میشود تا بیمار به سایت مرجعی که اطلاعات مختصر و قابل درک برای بیمار را دارد مراجعه کرده و بدین وسیله نیاز به چاپ بروشورهای دارویی مرتفع شده و اطلاعات جامعتر در صورت نیاز بیمار قابل تهیه خواهد بود. ضمن اینکه بسیاری از این داده ها به سرعت قابل به روز رسانی هستند درحالیکه بروشور چاپ شده در بسته بندی بیمار که بعضت به علت تعداد کمتر از بسته تجویزی به بیمار تحویل نمیشود به روز نمیشود.


بیمار با هزینه های پرداختی به صورت روشنتر آشنا شده و هزینه های مربوط به اختلاف قیمت، هزینه پرداختی بیمه برای هر قلم و غیره را به صورت مشخص تری متوجه خواهد شد و این از بی اعتمادی بیمار به سیستم و طرز کار داروخانه (بعلت تفاوت قیمت واقعی با قیمتهای درج شده روی بسته بندی) خواهد کاست. ضمن اینکه برای ارائه به سیستم های بیمه مکمل قابل استناد خواهد بود.


* در صورتی که بیمار مسن است، فونت چاپ باید درشتتر باشد

* در صورتی که بیمار باردار است در کنار داروها باید دسته بارداری چاپ شود

* در صورتی که بیمار فاویسمی است ....

...


- در حال حاضر نرم افزارهای داروخانه با دو دید یکی کاربر ثبت کننده نسخه و دیگر کاربر ثبت کننده مالی (انبار، میزان فروش و صندوق) ارائه امکانات کرده اند. اما کاربر مسئول فنی چه نیازهایی دارد که نرم افزار قادر به ارائه خدمات علمی مناسب باشد؟

کاربر داروساز مسئول فنی در صفحه مانیتور خود. اقلام نسخه را میبند و با کلیک بر روی هر دارو میتواند به اطلاعات کامل از دارو دسترسی داشته باشد. (این اطلاعات به طور منظم با تائید مراکز دانشگاهی به روز میشوند) 

در موارد کاربرد دارو میتواند به اطلاعات کافی در باره بیماریهای مرتبط با داروی تجویزی دسترسی پیدا کند (اتصال دارو به بیماری )

در صورتی که درباره مصرف دارو هشدار جدیدی ازائه شود (مثلا مصرف طولانی مدت متوکلوپرامید و خطر بروز تاردیودیسکنزی) خبرهای مرتبط با داروها در پائین صفحه بصورت هشدار نمایش داده شوند)


بازآموزی های آنلاین و مرتبط با نسخه : در صورتی که مثلا عنوان بازآموزی درباره آخرین راه کارهای درمان نازایی است و در نسخه داروی کلومیفن بود. در کادر مربوط به بازآموزی آنلاین داروساز بتواند عنوان مورد نظر مرتبط را انتخاب کرده و در فراغ بال به مطالعه متن و دیدن اسلاید ها  و ویدئوهای مرتبط در سایت نموده و بر اساس شناسه ای که دارد اقدام به پاسخگویی به سوالات نموده و امتیاز بازآموزی لازم را کسب کند. مسلما این نوع بازآموزی کارایی بیشتر و سرعت انتقال بالاتری نسبت به بازآموزیهای سنتی فعلی دارد.


کامنتها در ارتباط با هر دارو : قاعدتا سروری که برای این منظور در نظر گرفته شده . میتواند برای هر دارو دو بخش اختصاصی و عمومی برای انتقال نظرات و سوالات بیماران داشته باشد. من داروساز در مورد داروی زلودا به لینک تخصصی مراجعه میکنم و نظرات همکاران دیگر داروساز را در ارتباط با فید بک این دارو و عوارض یا (دسته بندی های مختلف کامنت گذاری) مشاهده کرده و نظر خودم را هم ثبت میکنم. بدین صورت یک فروم نسبتا پر بار از کاربرانی که هویت تائید شده دارند و نظرات و فیدبک هایشان ارزشمند هست در اختیار خواهیم داشت.


گزارش عوارض دارویی (فرمهای زرد) : در  صورتی که بیماری که نسخه اش زیر دست من است اظهار بروز عارضه دارویی نماید که احتمالا با داروهای مصرفی اش مرتبط است . من همان اطلاعات را به همراه جزیات نسخه و احیانا پرونده داروهای قبلی بیمار که در سیستم نرم افزار داروخانه ثبت شده است را برای مرکز بررسی عوارض ارسال خواهم کرد و این بسیار راحتتر و سریعتر از سیستم های سنتی ارسال فرم عوارض است.


طبیعی است که حجم وسیعی از مطالب علمی باید تهیه شود و بسیاری از افراد دارای صلاحیت علمی برای بازنگری و تصحیح اطلاعات مشغول فعالیت شوند.

اما پیش از این، تهیه استاندارهای لازم و قالب کاری لازم است که می بایست از پیش تهیه شده و پیش بینی های لازم و نیازسنجی ها صورت گرفته تا این حجم انبوه داده ها به صورت کارامد تری قابل بهره برداری گردند.

همچنین پیش بینی لازم برای سرور های قدرتمند که امکان پاسخگویی آنلاین به درخواستهای همزمان کاربران را داشته و از امنیت و ثبات کافی نیز برخوردار باشند از چالش های پیش روی است.

منطقی است که هر داروخانه نیاز به ذخیره تمام دیتاها در سیستم شخصی خود نداشته و تنها در صورت یکبار استفاده از داده مورد درخواست آن اطلاعات در سیستم وی ذخیره شده و در صورت لزوم بصورت دوره ای به روز رسانی میشود.

هزینه های مرتتب برای حفظ این ساختار و راههای تامین آن نیز از دیگر چالش هایی است که نیاز به برنامه ریزی و مدریت صحیح دارد.



مورد آخر که به مشکل مزمنی تبدیل شده است ، اطلاع رسانی مناسب بیماران از هزینه های پرداختی دارویی و جلوگیری از سردرگمی و نارضایتی بیماران در این مورد است.

طبعا دارو کالایی متفاوت با سایر اقلام است هم از حیث اهمیت مستقیمی که بر سلامت مردم دارد و هم از اولویتهای اساسی مورد توجه حکومت در برقراری رضایت مردم و ایجاد جامعه سالم. بدین سبب انتظار بجا این است که اولا قیمت داروها در تمام نقاط کشور یکسان و به یک قیمت با یک مرجع تعیین شود و اشاراتی که قیمت مصرف کننده را منوط به قیمت خرید میکند منجر به چند پارگی قیمت در هر داروخانه خواهد شد.(سازمان تعذیرات)

نحوه محاسبه قیمت دارو و میزان پرداختی بیمار خصوصا در نسخ بیمه ای بگونه ای است که اکثر بیماران خود به سادگی قادر به محاسبه آن نبوده و رجوع به قیمت های مندرج روی بسته بندی ها که نه معیاری درست از قیمت واقعی در زمان خرید را نشان میدهد و نه میزان تقبل پوشش بیمه ای را نهایتا منجر به نارضایتی و بدگمانی بیمار به سیستم محاسبه داروخانه میشود.

درحالیکه عملا در داروخانه ها این محاسبه دقیق قیمت بطور یکسان و خصوصا با کمک نرم افزاهایی انجام میشود که دخالت عامل انسانی در محاسبه و اشتباه را به حداقل کاهش میدهد. ضمن اینکه همان محاسبات بعدا در سازمانهای بیمه گر مورد بازبینی قرار گرفته و این سند موجود قابل ارجاع جهت بررسی همیشه است.

با در نظر گرفتن این حق برای بیماران و اهمیت دفاع از سلامت کار حرفه داروسازی در داروخانه نیاز به طراحی روشی برای حصول اطمینان برای بیماران و حتی پیگیری مواد پرداخت مبالغ اشتباه ملموس تر میشود.

در صورتی که سایتی برای مخاطب عام به این منطور طراحی گردد. بسیاری از سوالات بیماران از همین طریق قابل جوابگویی بوده و بدین صورت گامی مهم در بهبود رضایت بیماران از عملکرد سیستم سلامت و افزایش اعتمادبخشی خواهد بود.